Kişisel Verilen Korunma Kanunu
Terim ve Tanımlar
KVKK: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Aydınlatma Beyanı: 6698 Sayılı KVK Kanununun 10 uncu maddesine göre; kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumluları veya yetkilendirdiği kişilerce, ilgili kişilerin bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bu bilgilendirme faaliyetleri ve/veya dokümanları
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Veri işleyen: 6698 sayılı Kanunun 3-ğ. maddesine göre veri işleyen; “veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi” ifade eder.
Veri Sorumlusu: Kişisel Veriyi işleyen Kurum
İlgili Kişi (Veri Sahibi): Kişisel verileri işlenen veri sahibi gerçek kişi, Kişisel Veri Öznesi
Kişisel Veri İşleme: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
Aydınlatma ve Kapsam
NOKTA WEB PORTAL olarak faaliyetlerimiz doğrultusunda çalışan / çalışan adayı ve stajyerlerimizin bilgilerini tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla, otomatik olmayan yollarla ölçülü ve sınırlı olmak şartıyla meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz şirket ilkelerimiz gereğince, Hakkın Tesisi, Korunması, Kullanılması, Veri Sorumlusu olarak Hukuki Sorumluluğumuz, sözleşmenin ifası gibi veri sorumluluğu yükümlülükleri gereğince ve SGK Mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği ve Vergi Mevzuatlarındaki yükümlülükler sebebiyle işlemektedir. Bu bilinçle NOKTA WEB PORTAL bünyesinde çalışan ve çalışmak için iş başvurusunda bulunan çalışan adaylarına ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenmesine (saklama, silme, imha, yedekleme v.b) büyük önem göstermekteyiz. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile Kanun’da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.
Veri Sorumlusu ve Temsilcisi
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 sayılı Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak NOKTA WEB PORTAL tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.
Kişisel verileri işlemeye ilişkin ilkelerimiz
NOKTA WEB PORTAL olarak;
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlemeyi,
Doğru ve güncelliği sağlama gayretinde olmayı,
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmeyi,
ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmayı,
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmeyi ilke
Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı
Toplanan kişisel verileriniz, kişisel verilerinizi bizlere açıklamanıza konu olan; iş başvurusu talebinizin ve ilgili pozisyona uygunluğunuzun değerlendirilmesi, Kurumumuz insan kaynakları politikaları çerçevesinde işe alım süreçlerinin yürütülmesi, sonuçlandırılması ve bu kapsamda sizinle iletişime geçilmesi amaçlarıyla ve ayrıca Kurumumuzun ve Kurumumuzla iş ilişkisi içerisinde olan kişiler ile hukuki ve ticari yükümlülüklerin gerçekleştirilmesinin temini amacıyla; ticari ve iş stratejilerimizin belirlenmesi ve uygulanması ile Kurumumuzun uyguladığı işe alım ilkelerinin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi, SGK Mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği ve Vergi Mevzuatlarındaki yükümlülükler gibi amaçlar ile 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir. Kişisel verilerinizin Kurumumuz tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere; www.vipsektorweb.com internet adresinden kamuoyu ile paylaşılmış olan Aydınlatma metni üzerinden ulaşabilirsiniz
İşlenen Kişisel Verileriniz
Çalışan olarak iş başvurusu, işe alım ve takip eden iş süreçlerinde işlenebilecek kişisel verileriniz ve açıklamaları aşağıdaki gibidir;
Kimlik Bilgisi; Tüm kimlik bilgileri, uyruk, medeni durumu, doğum yeri ve tarihi, T.C. kimlik numarası, cinsiyet, imza bilgisi, SGK numarası gibi veriler
İletişim Bilgisi; Telefon numarası, gerekli durumlarda ulaşmak işin yedek kişi telefon bilgisi, adres bilgisi, e-posta adresi gibi veriler
Eğitim Bilgisi; Öğrenim durumu, sertifika aldığı kurs ve seminer bilgileri, yabancı dil bilgisi, çalışma hayatı süresince aldığı eğitimler ve performans bilgileri, diploma bilgileri, özgeçmiş bilgileri gibi veriler
Finansal Bilgi; Finansal ve maaş detayları, prim listesi, icra takip ve borç bilgileri, banka bilgileri, asgari geçim indirimi bilgisi gibi veriler
Görsel Veri; Fotoğraf, kamera kayıt görüntüleri
Özel Nitelikli Kişisel Veri; Engelli durumu, sağlık raporları, sağlık beyan belgesi, sağlık raporları, hamilelik bilgileri, meslek hastalığı kayıtları, işe giriş muayene formu, günlük hasta şikâyetleri ve kayıtları, kan grubu bilgisi, sabıka kaydı, hukuki işlemlerine ilişkin bilgiler, nüfus cüzdanı (eski) içerisinde yer alan din bilgisi hanesi, Özel nitelikli kişisel veriler açık rıza alınmaksızın işlenmemektedir.
Çalışma Verisi ; Sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, sosyal güvenlik no, esnek saatlerde çalışma durumu, seyahat durumu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün, çalışan internet ve şirket içi erişim logları, İzin Verisi; İzin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, Diğer; Askerlik durumu, performans bilgisi, aile bildirim ve veli bilgileri gibi veriler
İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
NOKTA WEB PORTAL olarak Toplanan kişisel verileriniz; şirketimiz insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, şirketimiz tarafından icra edilen faaliyetlerin ilgili mevzuat ve şirket prosedürlerine uygun olarak yerine getirilmesini temin maksadıyla iş birimlerimiz tarafından gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi amaçlarıyla; iş ortaklarımıza, şirket yetkililerine, hissedarlarımıza, topluluk şirketlerine, iş operasyonları gereği ilgili taraflardan müşterilere, tedarikçilere (sigorta firmaları, sağlık kuruluşları, finansal kuruluşlar, yemek, araç kiralama, operatör şirketleri vb, çalışanlara, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, 6698 sayılı Kanun’un 8. Ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde www.hcmuhendislik.com.tr internet adresinden kamuoyu ile paylaşılmış olan Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecektir.
Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Kişisel verileriniz; kullanılan teknoloji alt yapısı paralelinde kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere aktarılabilmektedir.
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, yukarıda aydınlatma ve kapsamda belirtilen hukuki sebeplerle, direk ya da dolaylı olarak e-posta yolu ile, iş başvurusu yapmanıza imkân tanıyan şirketimiz, internet sitesi ve sair üçüncü kişi internet siteleri vasıtasıyla veya fiziki ortamda, özgeçmişiniz, başvuru formu ve kişilik envanteri formu aracılığı ile toplanmaktadır. Belirtilen hukuki sebeplerle ve 4857 Sayılı İş Kanunu kapsamında toplanan kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları ile ölçülü ve sınırlı olmak şartıyla meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz şirket ilkelerimiz gereğince, Hakkın Tesisi, Korunması, Kullanılması, Veri Sorumlusu olarak Hukuki Sorumluluğumuz, sözleşmenin ifası gibi veri sorumluluğu yükümlülükleri gereğince ve 4646 sayılı Doğalgaz Piyasası Kanunu, 4826 Sayılı Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunun Teşkilat Ve Görevleri Hakkında Kanun Doğalgaz Dağıtım Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, SGK Mevzuatı, 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği ve vergi Mevzuatlarındaki yükümlülükler ve diğer ilişkili sair mevzuatlar sebebiyle işlemektedir.
Veri Sorumlusunun Yükümlülükleri
Veri sorumlusu, aşağıda belirtilen yükümlülükleri yerine getirdiğini ve getireceğini taahhüt eder.
Kişisel veriler, Kurum bünyesinde 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak işlemeli
Veri Sorumlusu, aydınlatma yükümlülüğünü yerine
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla kişisel verinin niteliğine göre uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almalı ve veri işleyen tarafından da bu tedbirlerin alınmasını sağlamalıdır.
Veri Sorumlusu 6698 sayılı Kanun gereğince teknik ve idari dokümanları oluşturur, uygun şekilde erişilmesini sağlar ve güncelliğini
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, durumu öğrendiği tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna
Veri sorumlusu, ilgili kişilerce kendisine iletilen, kanunun uygulanması ile ilgili talepleri en geç otuz gün içerisinde resmi kanallar yardımıyla sonuçlandırır.
Veri sorumlusu bünyesinde işlenen kişisel verilerin yalnızca kendi adına ve 6698 sayılı Kanun ile sözleşme hükümlerine uygun olarak işleneceği yönünde talimat
Veri sorumlusu, kurum bünyesinde veri işleyen taraflarca meydana gelen ihlal bildirimlerini en kısa sürede ilgilisine ve Kişisel Verileri Koruma Kurumuna
Veri sorumlusu, veri işleyenlerin bu maddelerden doğan yükümlülüklerini yerine getirebilecek yeterliliğe sahip olduğunu onaylar, kontrol
Veri sorumlusu, 6698 sayılı Kanun gereğince gerekli organizasyon yapısını kurar, işletir ve sorumlulukları dağıtır.
Veri sorumlusu, oluşturulan organizasyon yapısı paralelinde olay / ihlal durumlarında tarafsız bir şekilde değerlendirme yapar ve komite kararlarını
Veri sorumlusu, 6698 sayılı Kanun gereğince açık rıza alınması gereken durumlarda veri sahibinden açık rıza alma yöntemlerini belirler ve açık rıza alır.
Veri sorumlusu, 6698 sayılı Kanun gereğince saklanma süresi sona eren ve veri sahibi talebi ile gelen veri imha süreçlerini yerine
Çalışan / Stajyer Yükümlülükleri
Veri sahibi ve veri işleyen vasfı ile kurum içerisinde işlediği ve eriştiği kişisel veriler ile ilgili aşağıdaki yükümlülükleri yerine getirdiğini ve getireceğini taahhüt eder.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve kurum gizlilik/güvenlik politikaları kapsamında çalışma süresi boyunca ve iş ilişkisinin sona ermesi durumunda edinilen her türlü kişisel verinin ve bilginin gizliliğini sağlamak.
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın Maddesi gereğince sır saklama yükümlülüğünü yerine getirerek özel hayat ve aile hayatı gizliliğine riayet etmek ve bu hakkı talep etmek.
Kurum izni olmadan her türlü bilgi, belge, materyal ve kişisel veriyi gizli tutmak, kopyalamamak, yedeklememek, mülkiyet haklarını korumak ve başka hiçbir gerçek/tüzel kişiye vermemek ve ifşa
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 4/5/6/7/8/9.maddeler kapsamında kurumun veri sorumlusu sıfatı ile işlediği verileri ilgili esaslar dışında işlememek
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde kapsamında kurumun veri sorumlusu sıfatı veri güvenliğine ilişkin aldığı tedbirlere uymak.
Kurumda, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve gizlilik/güvenlik kapsamında hazırlanan tüm politika ve prosedürlere
Kişisel veriler ile ilgili zafiyet ve ihlal durumunda Veri Sorumlusu tarafından görevlendirilen irtibat kişisine
Kişisel veriler ile ilgili Kişisel Verileri Koruma Korumu, Veri Sahibi ve Yasal bir
Makamdan gelen taleplerle karşı karşıya kalması durumunda Veri Sorumlusu tarafından görevlendirilen irtibat kişisine
Veri işleyen, taahhüt ve yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediğine yönelik veri sorumlusunun denetim yapma ve yaptırma yetkisine sahip olduğunu kabul eder ve bu yönde gerekli kolaylığı sağlar.
Veri sahibi ve veri işleyen vasfı ile kişisel verileri veri sorumlusu adına, onun verdiği talimatlara ve kurallara uygun olarak işler. Herhangi bir sebeple veri sorumlusunun talimatlarına ve sözleşmeye uygunluk sağlanamazsa, veri sorumlusunu konu ile ilgili en kısa sürede Bu durumda veri sorumlusunun gerekli disiplin süreçlerini işletme ve sözleşmeyi feshetme hakkına sahip olacağını kabul eder.
Ortak Hükümler
Veri sorumlusu ve veri işleyen, işledikleri kişisel verileri 6698 sayılı Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında
Veri sorumlusu ve veri işleyen için kişisel verileri koruma yükümlülükleri herhangi bir süre ile sınırlı değildir.
Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesinde Sayılan Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi www.vipsektorweb.com internet adresinden kamuoyu ile paylaşılmış olan NOKTA WEB PORTAL Aydınlatma Metninde düzenlenen yöntemlerle şirketimize iletmeniz durumunda şirketimiz, talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca bir ücret öngörülmesi halinde, şirketimiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurtiçinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde, bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde, zararın giderilmesini talep etme haklarına
Kişisel Verileriniz Ne Kadar Süre Saklanır?
Kişisel verilerinize dair saklama süreleri aşağıdaki belirtilen kriterler uyarınca belirlenmektedir:
Çalışanlara ait özel ve kişisel veriler iş bu sözleşmede geçen amaç ve kapsamlarla ölçülü ve sınırlı olmak kaydı ile doğabilecek yasal süreçlerde sunulmak üzere, kanunlarda, İSG ve sair mevzuatlar kapsamında belirlenen sürelere uygun olarak çalışma süresi sona ermesinin ardından 15 yıl süre saklanacaktır.
Not 1: Kanunda, ilgili mevzuatta ve sözleşme paralelinde verinin saklanması için bir süre belirlenmişse söz konusu veri, en az bu süre kadar saklanmak zorundadır.
Not 2: Mevzuatta, işlediğimiz verinin saklanma süresine yönelik bir süre öngörülmemiş ise aramızdaki ilişkinin gereği olarak ve tarafınızla yapılan sözleşmede belirlenen süre boyunca veriniz saklanır.
Not 3 : Bu ilişkiler sona erdikten sonra veya sözleşmede belirlenen süre geçtikten sonra veriniz herhangi bir talebinize gerek olmadan silinir.
Nasıl Koruyoruz?
Kurumumuz tarafından toplanan tüm kişisel verilerin güvenliği için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler alınmaktadır. Bu çerçevede KVKK kurulu tarafından yayımlanmış Kişisel Veri Güvenliği Rehberi gereklilikleri işletilmekte ve sürekli iyileştirme kapsamında geliştirmektedir.